wp-pagenavi

2021-03-10

Драйвер роста: почему организации инвестируют в поисковые технологии

Информация – наиболее ценный ресурс цифрового мира. Это утверждение считается справедливым и для бизнеса, и для некоммерческих организаций. Но с ростом накапливаемых данных приходит понимание, что информация – это неоднозначный актив: ценность из него нужно уметь извлекать, а самими данными эффективно управлять, хранить и обеспечивать их защиту.

Иначе из драйвера роста они превращаются в груз, тормозящий развитие и требующий необоснованных ресурсных трат на обслуживание.

Найдется не всё

Существует несколько распространенных сценариев поиска в корпоративной среде. У сотрудников сформировался запрос на информацию, но они не знают, если ли подобные данные в корпоративных системах. Например, недавно принятый специалист спрашивает у коллег маркетинговые материалы по продукту. Если ему не подскажут, где может храниться такая информация, скорее всего, он подготовит требуемые документы вновь и его преемник повторит операцию.

В сценарии, когда сотрудник знает, что требуемые данные есть в системе, но не знает точного названия или места хранения, силы и время тратятся на подбор правильного запроса (5-6 итераций). Причем, эти действия он вынужден повторять в нескольких корпоративных системах — это могут быть хранилища данных, система электронного документооборота, SharePoint, облачные сервисы, электронная почта. Часто и бумажные копии, поиск в которых крайне трудоемок. В трети случаев* поиск не имеет успеха и создается дубль документа, что лишь умножает хаос в корпоративных хранилищах. Редкая ситуация, когда сотрудник точно знает, что ищет и систему, где это стоит искать. Но и такой поиск ограничен и не может предоставить ему для решения вопроса все доступные в компании данные.

Обобщая эти распространенные сценарии, можно определить основные проблемы корпоративного поиска.

Сотрудники:
  • Вынуждены повторять поиск в нескольких корпоративных системах.
  • Успех поиска зависит от точности запроса, что ограничивает возможности работы с данными.
  • Согласно исследованию IDC*, до 36% рабочего времени тратят на поиск информации.
  • Расходуют ресурсы на дублирование документов, функций и процессов.
  • Не могут вести полноценный поиск по бумажным носителям, сканированным копиям, изображениям, мультимедиа.
Бизнес и организации:
  • Наращивают количество хранимых данных, а вместе с ним растут траты на их обслуживание.
  • Не могут эффективно извлекать из данных знания, управлять ими и использовать для развития.
  • Несут серьезные финансовые потери: в крупных организациях на поиск информации уходят миллионы человеко-часов в год.
  • Расходуют ресурсы на рутинные операции, а не на решение стратегических задач.
  • Инвестируют в многочисленные информационные системы для совершенствования процессов, но на практике эффективность работы с данными лишь снижается.

Из проблемы в возможность

Все больше исследований, дискуссий и аналитических материалов посвящаются росту объему хранимых данных и сложностям управления ими. Тенденция к усложнению корпоративной инфраструктуры и наращивание количества ИТ-систем делают доступ к необходимой информации все более проблематичным. Если еще в 2010-м аналитики говорили, что отечественные компании не готовы инвестировать в совершенствование поисковых технологий, то в 2019-м заказчики начинают видеть последствия стандартной диспропорции, когда корпоративные данные растут экспонентно, а качество управления ими неумолимо снижается.

Понимание бизнесом и организациями, что информация не имеет ценности сама по себе и полезные знания из нее необходимо извлекать, сформировалось еще в доцифровую эпоху. В организациях вручную проводилось индексирование документов, создавались тезаурусы и дескрипторы. Подобные процессы требовали серьезных инвестиций, но они обеспечивали выход на новый уровень эффективности.

Сегодня цифровые инструменты позволяют автоматизировать схожую работу с данными и предоставляют дополнительные возможности, совершенствующие работу с информацией. На рынке представлены решения для корпоративного поиска, использующие искусственный интеллект, в частности одно из его направлений – обработку естественного языка. Инновационные технологии превратили современный Enterprise Search в эффективный инструмент для взаимодействия с информацией. Если ваши сотрудники все еще тратят на поиск информации до трети рабочего времени, мы расскажем, как инвестиции в поисковые технологии влияют на развитие и достижение бизнес-целей.

Что такое корпоративный поиск?

Пользователи ИТ-систем, решая поисковые задачи, взаимодействуют с каждой из них последовательно: делают запрос в одной, повторяют в следующей и т.д. Организации не хотят для оптимизации процесса физически переносить данные в общее хранилище; неоправданно и совершенствование технологии в каждой отдельной системе. Наиболее очевидным становится интеграция существующей инфраструктуры с единым решением, предоставляющим новые возможности и позволяющим вести поиск по всем источникам. Именно в этом направлении развиваются современные продукты Enterprise Search, в том числе и разработанная Центром когнитивных технологий «АйТеко» интеллектуальная система SmartCS.

Ключевой составляющей подобных решений становится единое хранилище данных, в которое интегрируются все необходимые ИТ-системы. Система обрабатывает тысячи и миллионы находящихся в них документов и создает полнотекстовый индекс. Для понимания базовых принципов корпоративного поиска можно использовать приблизительную, но удобную аналогию. Предположим, у нас есть тетрадь с туристическими предложениями поездок в различные регионы России и страны мира – сотни вариантов. Каждый раз при добавлении нового тура, вы обновляете индекс и указываете номер страницы, присвоенный городу или стране, о которых идет речь. В будущем, используя индекс, вы легко найдете все предложения, связанные с Нижним Новгородом, Римом или Барселоной. Также вы можете строить индексы по дополнительным полям: например, типу отдыха: семейный, курортный, экскурсионный, или средней температуре воздуха в определенном месяце.

Современные системы позволяют осуществлять поиск по сотням тысяч и даже миллионам подобных «карточек» и настраивать «поля» под потребности любой предметной области. И это лишь базовые возможности. Корпоративный поиск – одна из сфер активного применения искусственного интеллекта. Развитие направления связано с обработкой естественного языка и семантическими технологиями, инструментами автоматической классификации и извлечения фактов. Это позволило сделать поиск интеллектуальным и ответить на главный запрос бизнеса и организаций: искать не по словам, а по смыслу; работать с контекстами и метаданными, а не точными формулировками. Поисковые технологии становятся частью единой концепции управления знаниями, что позволяет использовать их для роста удовлетворенности партнеров и клиентов, создания более ценных для рынка продуктов и сервисов, наращивать отраслевую экспертизу и компетенции.

От информации к знаниям со SmartCS

SmartCS представляет поиск нового поколения – персонализированный и ориентированный на конкретные потребности. Интеллектуальная система способна объединить все источники в единое хранилище данных («озеро данных»), без их физического переноса и разрушения существующих организационных процессов. В него могут быть включены сетевые папки, SharePoint, ECM- и ERP-системы, облачные сервисы и различные репозитории структурированной и неструктурированной информации. SmartCS взаимодействует со всеми распространенными в организациях типами файлов. В разы эффективность поиска повышает возможность поиска по графическим образам – PDF-файлам, отсканированным копиям. Один из распространенных запросов заказчиков SmartCS – оцифровка бумажного архива документов с реализацией поиска по ним.

Сотрудник может в рамках одного запроса в едином интерфейсе искать документы во всех корпоративных источниках. И здесь стоит сказать о ключевом отличии корпоративного поиска от других видов, например интернет-поиска. Выдача результатов должна соответствовать корпоративной политике доступов, и специализированные решения обеспечивают требуемый уровень безопасности.

Предположим, сотрудник тендерного отдела крупной ИТ-компании готовит к конкурсу требуемый пакет документов. Одной из его задач будет найти данные, относящиеся к определенному заказчику. SmartCS позволит ему решить задачу с помощью всего лишь одного запроса. Также он может вести поиск и по другим атрибутам: юридическим и физическим лицам, дате создания документа, исполнителю проекта, реквизитам и т.д. При необходимости он может найти лексически схожие и связанные с найденным документом данные: например, акт выполненных работ к определенному договору.

Под специфику задачи сотрудник может точно настроить тематические фильтры и тем самым исключить массив не актуальных для него документов. Результаты выдачи можно сохранить и возвращаться к ним в будущем. В SmartCS можно создавать тематические коллекции из документов, хранящихся в различных системах, но относящимся к определенной категории, и работать с ними в едином интерфейсе.

Интеллектуальный поиск: понятный, полезный и быстрый

Корпоративный поиск может найти применение почти в любой отрасли, предметной области и организации и обеспечить новый уровень работы организации с данными:

Скорость работы увеличивается как на уровне сотрудника, так и на уровне подразделений и организаций.
Растет качество принятия решений в компании, поскольку система предоставляет для этого полные и актуальные данные.
Сотрудники тратят ресурсы не на рутинные операции и поиск данных, а на работу с ними: анализ, обработку и извлечение ценности для бизнеса и организаций.
С помощью SmartCS можно оцифровать бумажное хранилище данных и вести интеллектуальный поиск, используя всю хранимую информацию для решения актуальных задач.
Хаотичная организация хранения данных превращается в управление знаниями, которое сегодня является одним из условий создания конкурентных преимуществ.


* Отчет IDC «Как искусственный интеллект улучшает корпоративный поиск и доступ к информации?», 2018 год.
Business vector created by katemangostar — www.freepik.com

Еще публикации.

СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ
Расскажите нам о вашей задаче, и мы предложим варианты решения.
Или просто оставьте заявку — наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.
Я даю согласие на обработку моих персональных данных
Предоставляя свои персональные данные Пользователь даёт согласие на обработку, хранение и использование своих персональных данных на основании ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г. в следующих целях:
- Осуществление клиентской поддержки
- Получения Пользователем информации о маркетинговых событиях
- Проведения аудита и прочих внутренних исследований с целью повышения качества предоставляемых услуг.
Под персональными данными подразумевается любая информация личного характера, позволяющая установить личность Пользователя/Покупателя такая как:
- Фамилия, Имя, Отчество
- Дата рождения
- Контактный телефон
- Адрес электронной почты
- Почтовый адрес
Персональные данные Пользователей хранятся исключительно на электронных носителях и обрабатываются с использованием автоматизированных систем, за исключением случаев, когда неавтоматизированная обработка персональных данных необходима в связи с исполнением требований законодательства.
Компания обязуется не передавать полученные персональные данные третьим лицам, за исключением следующих случаев:
- По запросам уполномоченных органов государственной власти РФ только по основаниям и в порядке, установленным законодательством РФ
- Стратегическим партнерам, которые работают с Компанией для предоставления продуктов и услуг, или тем из них, которые помогают Компании реализовывать продукты и услуги потребителям. Мы предоставляем третьим лицам минимальный объем персональных данных, необходимый только для оказания требуемой услуги или проведения необходимой транзакции.
Компания оставляет за собой право вносить изменения в одностороннем порядке в настоящие правила, при условии, что изменения не противоречат действующему законодательству РФ. Изменения условий настоящих правил вступают в силу после их публикации на Сайте.
Скрыть

ВЕДУЩИЙ РОССИЙСКИЙ СИСТЕМНЫЙ ИНТЕГРАТОР
117036, Россия,
г. Москва, ул. Кедрова, 15
info@i-teco.ai
+7 (929) 555-98-80
+7 (495) 777-10-95
+7 (800) 200-10-95
© 2018-2021 ЦЕНТР КОГНИТИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Разработка и внедрение систем искусственного интеллекта.